SharePoint Online

SharePoint Online prostřednictvím centrálního úložiště ve firmě umožní správu dokumentů na úrovni DMS systémů (Document Management System). Ideální je pro firmy, kde více pracovníků pracuje s mnoha dokumenty. 

Funkcionality systému SharePoint můžete provozovat buď přímo jako SharePoint Server ve svém IT prostředí, jako tzv. on-premis, nebo bez investic jako službu ve formě SharePoint Online.

Porovnání funkcionalit SharePoint Online a SharePoint Server

^*)Cena je bez DPH za měsíc a uživatele při platbě na rok

Základní úložiště je 1TB + 0,5GB na každého uživatele. Detaily online plánů naleznete v Popisu služeb SharePoint online (v angličtině) a v Popisu limitů.

Funkce SharePoint pro správu dokumentů můžete získat i prostřednictvím SharePoint Serveru 2016 nebo jako součást programů Office 365. 

SharePoint Online přináší výhody:

• Přehledné uspořádání dokumentů 
  SharePoint Online Vám ve firmě umožní snadné a přehledné centrální ukládání, vyhledávání a sdílení dokumentů s kolegy i obchodními partnery. Usnadní vytváření dynamických intranetových i internetových webů i prostředí pro podporu projektových týmů.
• Možnost mnoha aplikací pro firemní využití 
  Aplikace SharePoint nabízí prostředí pro vytváření aplikací, které mohou výrazně usnadnit firemní činnosti. Můžete tak snadno zavést systém pro evidence vozového parku, nebo pro skladovou evidenci a mnoho dalšího. Můžete využívat námi nabízené aplikace, vytvořit si vlastní, nebo si vybrat z řady nabízených ve veřejném Store.
• Cenově výhodné řešení 
  Služba SharePoint Online nabízí výhodně výkonné funkce bez souvisejících režijních nákladů na správu infrastruktury.
• Začněte kdykoli 
  Službu SharePoint Online můžete objednat a nastavit během pár chvil a začít ji tak používat téměř kdykoli. Kontaktujte nás nebo rovnou požádejte o zpřístupnění měsíční zkušební verze  v rámci Office 365 plánu E3.
• Vysoká dostupnost 
  SharePoint Online je poskytován s garantovanou dostupností 99,9%. Přistupovat k němu můžete prakticky odkudkoli z internetu.
• Bezpečí pro data 
  Data uložená v SharePoint Online jsou bezpečně uložena v geograficky oddělených datových certifikovaných centrech a jsou průběžně zálohována.

SharePoint Online má typické vlastnosti a funkcionality systému pro správu dokumentů (DMS) :

1. Zařazování dokumentů 
   Vkládání dokumentů do systému je zásadní krok pro další snadnou práci s dokumenty. Jde o vkládání jednotlivých dokumentů doručovaných v různých formách, ale i o hromadné ukládání dokumentů, nebo přímé ukládání dokumentů z aplikací, které neumožňují realizovat přímý zápis. Dokument musí být pro pozdější snadné vyhledání, identifikování i revizi opatřen popisnými informacemi, metapopisem. Je to např. uvedení autora dokumentu jako typického prvku metapopisu, nebo zatřídění do kategorie. Dodržování zásad metapopisu je různou formou řízeno přímo nastavením DMS systému.
2. Správa verzí dokumentů
   Evidování verzí dokumentů slouží pro odlišení různých stavů, ve kterých se dokument během svého života nacházel. Správné je automatické přidělování identifikátorů dokumentům a jejich revizím, které přinese jistotu, že dokumentu a jeho revizi bude přiděleno číslo ze správné řady a že číslo bude v rámci systému unikátní.
3. Dostupnost dokumentace 
   DMS systém na bázi SharePoint Online zajistí, že jsou dokumenty poskytovány z jediného centrálního zdroje, kde jsou vždy aktuální. Centralizované uložení dokumentů vede ke snížení nadbytečnosti dat. Mezi uživateli se nezasílají ani nevyměňují celé dokumenty, protože po vložení do centra stačí pouze zaslat nebo jinak poskytnout odkaz na místo, kde se dokument nachází.
4. Dohledatelnost 
   Pro snadnou práci s dokumenty je třeba zajistit, aby šlo dokumenty snadno vyhledat. Vyhledávat by mělo být možné nejen v meta-popisech dokumentů, ale také přímo uvnitř uložených souborů. Z hlediska uživatelů je vhodné, aby byly definovány různé vyhledávací filtry. Nastavení SharePoint Online provedeme i s ohledem na takové požadavky. 
5. Přístupová práva  
   Podstatnou pozornost je třeba věnovat nastavení přístupových práv k dokumentům uloženým v systému. Dle důležitosti a bezpečnosti uložených souborů lze povolit práci bez omezení přístupových práv, umožnit částečná práva pro práci s dokumenty, nebo omezit práva jen na jednotlivé dokumenty či oblasti.
6. Archivování 
   Centrálně uložené informace je třeba správně archivovat. Systém SharePoint Online lze připravit tak, aby bylo možné data uložit nebo vyexportovat, aby se k nim dalo později vrátit nebo je přenést do jiného systému.
7. Řízení workflow 
   Workflow resp. řízení toku dokumentů v DMS systémech pro správu dokumentů podporuje procesy oběhu firemních materiálů. Takto lze velmi efektivně dosáhnout řízení práce s dokumenty právě v SharePoint Online. Uživatelům to poskytuje informaci o dokumentech, které jsou připraveny k vyřízení, a řídí proces postupného předávání mezi zaměstnanci a pracovišti v průběhu vyřizování dle schválených interních procesů.