AppLockup_rgb_ShrPt_30.png

Správa dokumentů – DMS

Máte ve firmě mnoho dokumentů a potřebuje s nimi pracovat více pracovníků? Pak Vás bude zajímat systém pro správu dokumentů, který se často uvádí jen zkratkou DMS (Document Management system). Jeho cílem je především usnadnit jednotlivým pracovníkům i celým společnostem práci s dokumenty.

Máte ve firmě mnoho dokumentů a potřebuje s nimi pracovat více pracovníků? DMS usnadňují organizaci dokumentů, zaručují jejich maximální dostupnost a umožňují nastavení přístupu k dokumentům pouze oprávněným osobám.

C SYSTEM CZ nabízí řešení v různé škále funkcionalit dle potřeby zákazníků vystavěné třeba na funkcionalitách produktu SharePoint Online.

K řešení SharePoint Online lze získat přístup téměř okamžitě a to ve dvou plánech:

SharePoint Online

Plán 1

Plán 2

4,20 EUR*)

6,70 EUR*)

Katalog aplikací a Marketplace

Týmové weby

Správa práce

Externí sdílení

Základní vyhledávání

Standardní vyhledávání

Podnikové vyhledávání

 

Správa obsahu

Správa záznamů

Elektronické zjišťování, ACM, dodržování předpisů

 

Excel Services, PowerPivot, PowerView

 

Access Services

Visio Services

 

Aplikace založená na formuláři

 

Pracovní postup SharePointu 2013

Podnikové připojení

 

*) Ceny jsou bez DPH za uživatele a měsíc při roční platbě.

Umožníme Vám zdarma na měsíc vyzkoušet SharePoint Online

Umožníme Vám zdarma na měsíc vyzkoušet SharePoint Online v rámci programu Office 365 Bussines Premium až pro 25 uživatelských licencí.

Vyzkoušet Office 365

Funkce SharePoint pro správu dokumentů můžete získat i prostřednictvím SharePoint Serveru 2013 nebo jako součást programů Office 365

 

SharePoint Online přináší výhody:

  1. Přehledné uspořádání dokumentů
    SharePoint Online Vám ve firmě umožní snadné a přehledné centrální ukládání, vyhledávání a sdílení dokumentů s kolegy i obchodními partnery. Usnadní vytváření dynamických intranetových i internetových webů i prostředí pro podporu projektových týmů.
  2. Možnost mnoha aplikací pro firemní využití 
    Aplikace SharePoint nabízí prostředí pro vytváření aplikací, které mohou výrazně usnadnit firemní činnosti. Můžete tak snadno zavést systém pro evidence vozového parku, nebo pro skladovou evidenci a mnoho dalšího. Můžete využívat námi nabízené aplikace, vytvořit si vlastní, nebo si vybrat z řady nabízených ve veřejném Store.
  3. Cenově výhodné řešení 
    Služba SharePoint Online nabízí výhodně výkonné funkce bez souvisejících režijních nákladů na správu infrastruktury.
  4. Začněte kdykoli 
    Službu SharePoint Online můžete objednat a nastavit během pár chvil a začít ji tak používat téměř kdykoli. Kontaktujte nás nebo rovnou požádejte o zpřístupnění měsíční  zkušební verze v rámci Office 365 plánu E3.
  5. Vysoká dostupnost 
    SharePoint Online je poskytován s garantovanou dostupností 99,9%. Přistupovat k nim můžete prakticky odkudkoli, kde jste na internetu.
  6. Bezpečí pro data 
    Data uložená v SharePoint Online jsou bezpečně uložena v geograficky oddělených datových certifikovaných centrech a jsou průběžně zálohována.

 

Typické vlastnosti a funkcionality systému pro správu dokumentů (DMS) jsou následující

  1. Zařazování dokumentů
    Vkládání dokumentů do systému je zásadní krok pro další snadnou práci s dokumenty. Jedná se o vkládání jednotlivých dokumentů doručovaných v různých formách, ale i o hromadné ukládání dokumentů, nebo přímé ukládání dokumentů z aplikací, které neumožňují realizovat přímý zápis do systému. Dokument musí být pro pozdější snadné vyhledání, identifikování i revizí opatřen popisnými informacemi, metapopisem. Je to např. uvedení autora dokumentu jako typického prvku metapopisu, nebo zatřídění do kategorie. Dodržování zásad metapopisu je různou formou řízeno přímo nastavením DMS systému.

  2. Správa verzí dokumentů 
    Evidování verzí/revizí dokumentů slouží pro odlišení různých stavů, ve kterých se dokument během svého života nacházel. Správné je automatické přidělování identifikátorů dokumentům a jejich revizím, které přinese jistotu, že dokumentu a jeho revizi bude přiděleno číslo ze správné řady a že číslo bude v rámci systému unikátní.

  3. Dostupnost dokumentace
    DMS systém na bázi SharePoint Online zajistí, že jsou dokumenty poskytovány z jediného centrálního zdroje (distribuovaného, či replikovaného), kde jsou vždy aktuální. Centralizované uložení dokumentů vede ke snížení nadbytečnosti dat. Mez uživateli se nezasílají ani nevyměňují celé dokumenty, protože po vložení do centra stačí pouze zaslat nebo jinak poskytnout odkaz na místo, kde se dokument nachází.

  4. Dohledatelnost
    Pro snadnou práci s dokumenty je třeba zajistit, aby šlo dokumenty snadno vyhledat. Vyhledávat by mělo být možné nejen v metapopisech dokumentů, ale také přímo uvnitř uložených souborů. Z hlediska uživatelů je vhodné, aby byly definovány různé vyhledávací filtry. Nastavení SharePoint online provedeme i s ohledem na takové požadavky. 

  5. Přístupová práva
    Podstatnou pozornost je třeba věnovat nastavení přístupových práv k dokumentům uloženým v DMS systému.  Dle důležitosti a bezpečnosti uložených souborů lze povolit práci bez omezení přístupových práv, umožnit částečná práva pro práci s dokumenty nebo omezit práva jen na jednotlivé dokumenty nebo oblasti.

  6. Archivování
    Centrálně uložené informace je třeba správně archivovat. Systém SharePoint Online připravíme tak, aby bylo možné data uložit nebo vyexportovat tak, aby se k nim bylo možné později vrátit nebo jak je přenést do jiného systému.

  7. Řízení workflow
    Workflow resp. řízení toku dokumentů v DMS systémech pro správu dokumentů podporuje procesy oběhu firemních materiálů. To lze velmi efektivně dosáhnout právě v SharePoint Online. Uživatelům dává informaci o dokumentech, které jsou připraveny k vyřízení, a řídí proces postupného předávání mezi zaměstnanci a pracovišti v průběhu vyřizování dle schválených interních procesů. Management má vždy informaci o stavu vyřízení úkolů a zpětně je dokáže vyhodnocovat z různých pohledů.